La mise en place d’un système de management ne se fait pas au hasard et répond à 5 étapes-clés qu’il faut définir en amont

1. Analyse de l’existant  

La lecture de la norme et de ses exigences (exprimées par le verbe « doit ») est l’étape qui recense les obligations. À la lecture, chaque exigence est comparée avec l’existant au sein de l’organisation.  

Un tableau de deux colonnes permet aisément de comparer les deux situations et servira de base pour un plan de mise en conformité. 

1. Suivre la logique de la norme 

Les phases Plan-Do-Check-Act (je planifie, je réalise, je contrôle, je réagis et j’améliore) de la roue de Deming représentent la construction logique de la norme. Suivre cet enchainement logique est le meilleur moyen de ne pas commettre d’erreurs, de contresens ou de s’infliger des obligations non demandées par la norme. 

1. Communiquer sur le projet 

La certification est une étape vers un projet plus grand (l’amélioration des process, la reconnaissance commerciale, la satisfaction des clients, etc.). Pour que cette certification soit un succès, il faut embarquer les acteurs (les futurs pilotes de processus) dans un projet enthousiasmant qui dépasse la certification mais surtout, où chacun sait ce qu’il a à faire.  

1. Distribuer le travail 

En fonction du degré de maturité de votre organisation, le travail à accomplir sera plus ou moins grand. Dans tous les cas, déléguez ! 

À votre patron d’abord pour qu’il définisse le contexte, la politique, les rôles de chacun, ses propres engagements…(chapitre 4 et 5 des normes ISO systèmes). 

Aux pilotes de processus pour qu’ils officialisent leurs objectifs, leur plan d’action pour les atteindre (chapitre 6). 

Aux responsables des services supports pour qu’ils définissent l’organisation de leur activité et en quoi ils contribuent à l’atteinte des objectifs finaux. Etc. etc. 

 A tous ceux qui pilotent une certification, ne passez de temps à tout faire vous-mêmes. C’est du temps gagné en apparence et sur du court terme. A long terme, c’est un mauvais calcul puisque vous n’aurez mobilisé aucune énergie, rien démontré en termes d’intérêt…et vous vous retrouverez épuisé sur un sujet étranger à vos collègues.  

1. Ce sont des normes de management : managez ce projet ! 

C’est la phase la plus délicate et la plus importante.  

Planifier les actions, mobiliser les pilotes, vérifier l’avancement, aider à la mise en place de votre futur système de management, rédiger ; bref, managez ce projet comme un projet de société qui embarque tous les acteurs.  

Faites-vous aider au besoin pour accélérer la mise en œuvre de votre futur système d’organisation. Comment ?  

• En formant vos responsables à la norme afin qu’ils acquièrent la connaissance des exigences et comprennent ce que l’on attend d’eux, 
• En expliquant les attendus exacts de la norme sans perdre de temps dans des interprétations fausses, 
• En accélérant la mise en œuvre de transformation via des outils accélérateurs ou structurant pour assurer le succès de la démarche, 
• En garantissant le résultat sur la base d’un plan de mise en conformité pour une certification. 

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