Accompagner une organisation à la certification, quelle que soit la norme, demande de la méthode. Chez QUALIX, nous appliquons une méthode simple, concrète et qui fait ses preuves chaque jour. Nous vous en présentons les principales étapes.

Écouter et comprendre ; une évidence…Oui, absolument. Quelle que soit la norme, l’objectif premier est de réaliser une analyse du fonctionnement et de l’activité. Pas un audit lourd…une analyse sur la base de nos outils de scan et d’une étude documentaire. Rencontrer les représentants de l’entreprise afin de comprendre leurs motivations prioritaires (reconnaissance de savoir-faire, développement commercial, amélioration de l’organisation interne, etc.) et anticiper la communication à faire.

Pour rappel, la certification n’est jamais une fin en soi mais bien un passage pour une ambition propre à chaque organisation.

Communiquer et rendre autonome sur la certification

• Pas de démarche sans communication : les équipes doivent savoir qu’une démarche est en cours et comprendre les attendus d’une démarche qui sera construite avec eux. Alors autant les associer le plus tôt possible et nous y attachons beaucoup d’importance.

• Former les pilotes de ce projet : notre méthode vise à rendre les pilotes autonomes après la certification. Nous préférons intervenir ensuite sur des sujets pointus particuliers mais nous considérons que les systèmes certifiés vivent et se développent sous réserve qu’ils soient appropriés et intégrés au sein de l’organisation.

Comme tous les métiers, ceux de la certification ont leur langage. Cela permet de donner l’illusion d’une compétence spécifique et exclut les novices.

Chez QUALIX, nous considérons tel Boileau que « ce qui conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire viennent aisément ». Nous « traduisons » les normes en langage courant, sans rien perdre du sens mais en y gagnant en clarté et en l’adaptant aux métiers de l’entreprise.

Nous construisons avec l’organisation un système qui lui est dédié ; rien que pour lui. En prenant en compte sa culture, son métier, sa taille….une organisation à certifier doit avoir selon nous une approche personnalisée.

Nous nous opposons aux kits tout faits pour la certification. Les outils « copier coller » sont sans doute des moyens de passer l’examen mais ils n’apportent aucune valeur ajoutée, et ne sont en rien adaptés à la finalité de l’entreprise. Même si notre méthode s’appuie sur des outils qui accélèrent la mise en conformité normative, nous les modélisons pour les besoins propres de l’organisation.

Mener le projet certification en co-construction avec le client

Une certification se construit comme un projet. Nous définissons avec le client le « qui fait quoi » avec des séances de travail planifiées et au cours desquels nous travaillons sur les éléments concrets tout en rappelant les exigences normatives. Ainsi, le lien est-il direct entre l’acquisition de nouvelles compétences et la mise en œuvre de ces dernières. Ce mode projet réalisé en commun permet de contribuer à l’adhésion de tous au projet.

Intégrer la certification aux ambitions de l’organisation

On ne va pas se mentir. La première année de mise en place est coûteuse en temps, énergie et un peu d’argent. Mais si le système est réalisé en lien avec la stratégie de l’entreprise, s’il a embarqué les équipes, si les résultats attendus sont au rendez-vous…alors oui, il devient un véritable outil d’amélioration continue.

Concrètement, nous définissons avec l’entreprise les objectifs stratégiques et nous construisons le système à certifier pour qu’il soit :

• conforme à la norme,
• ou qu’il intègre les méthodes permettant de répondre aux attentes stratégiques.

Notre méthode fonctionne ; l’engagement de réussite par contrat

Notre méthode a permis à plus de 100 organisations (entreprises, associations, organismes publics) d’obtenir leur certification (ISO 9001, 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, EN 9100, Haute Autorité de Santé, Laboroute, etc.) du premier coup. QUALIX s’engage par contrat à réussir cette certification.

L’expérience de 26 ans d’existence, de centaines de clients accompagnés dans des démarches d’amélioration nous ont amené vers une méthode simple, pragmatique et dont le développement par la suite est confié aux organisations elles-mêmes.

Des principes auxquels nous sommes attachés

Notre méthode s’appuie enfin sur quelques principes simples :

• Le sérieux et la concentration n’excluent en rien l’humour et un brin de décontraction,
• Faire du beau pour que la forme amène au fond…les documents, graphiques, vidéos doivent valoriser l’entreprise. Chez QUALIX, on aime le beau, on ne perd pas de temps avec, mais quitte à faire, faisons en sorte de donner envie d’être lu ou vu !

En résumé, notre méthode en quelques mots ?

Écoute, communication, autonomie, simplicité, personnalisation, efficacité et sérieux (sans se prendre au sérieux).

Nous vous proposons de vous montrer un exemple de démarche : celle pour la norme ISO 9001. Vous pouvez cliquer ici pour télécharger l’infographie !

Vous venez avec nous ? C’est par ici !

La mise en place d’un système de management ne se fait pas au hasard et répond à 5 étapes-clés qu’il faut définir en amont

1. Analyse de l’existant  

La lecture de la norme et de ses exigences (exprimées par le verbe « doit ») est l’étape qui recense les obligations. À la lecture, chaque exigence est comparée avec l’existant au sein de l’organisation.  

Un tableau de deux colonnes permet aisément de comparer les deux situations et servira de base pour un plan de mise en conformité. 

1. Suivre la logique de la norme 

Les phases Plan-Do-Check-Act (je planifie, je réalise, je contrôle, je réagis et j’améliore) de la roue de Deming représentent la construction logique de la norme. Suivre cet enchainement logique est le meilleur moyen de ne pas commettre d’erreurs, de contresens ou de s’infliger des obligations non demandées par la norme. 

1. Communiquer sur le projet 

La certification est une étape vers un projet plus grand (l’amélioration des process, la reconnaissance commerciale, la satisfaction des clients, etc.). Pour que cette certification soit un succès, il faut embarquer les acteurs (les futurs pilotes de processus) dans un projet enthousiasmant qui dépasse la certification mais surtout, où chacun sait ce qu’il a à faire.  

1. Distribuer le travail 

En fonction du degré de maturité de votre organisation, le travail à accomplir sera plus ou moins grand. Dans tous les cas, déléguez ! 

À votre patron d’abord pour qu’il définisse le contexte, la politique, les rôles de chacun, ses propres engagements…(chapitre 4 et 5 des normes ISO systèmes). 

Aux pilotes de processus pour qu’ils officialisent leurs objectifs, leur plan d’action pour les atteindre (chapitre 6). 

Aux responsables des services supports pour qu’ils définissent l’organisation de leur activité et en quoi ils contribuent à l’atteinte des objectifs finaux. Etc. etc. 

 A tous ceux qui pilotent une certification, ne passez de temps à tout faire vous-mêmes. C’est du temps gagné en apparence et sur du court terme. A long terme, c’est un mauvais calcul puisque vous n’aurez mobilisé aucune énergie, rien démontré en termes d’intérêt…et vous vous retrouverez épuisé sur un sujet étranger à vos collègues.  

1. Ce sont des normes de management : managez ce projet ! 

C’est la phase la plus délicate et la plus importante.  

Planifier les actions, mobiliser les pilotes, vérifier l’avancement, aider à la mise en place de votre futur système de management, rédiger ; bref, managez ce projet comme un projet de société qui embarque tous les acteurs.  

Faites-vous aider au besoin pour accélérer la mise en œuvre de votre futur système d’organisation. Comment ?  

• En formant vos responsables à la norme afin qu’ils acquièrent la connaissance des exigences et comprennent ce que l’on attend d’eux, 
• En expliquant les attendus exacts de la norme sans perdre de temps dans des interprétations fausses, 
• En accélérant la mise en œuvre de transformation via des outils accélérateurs ou structurant pour assurer le succès de la démarche, 
• En garantissant le résultat sur la base d’un plan de mise en conformité pour une certification. 

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