Disons d’abord que la norme ISO 45001 est une norme de management. Tout comme les normes ISO 9001 (Qualité) et ISO 14001 (Environnement), il est ici question de préciser que la technique n’est pas tout.  En effet l’animation, le suivi, l’amélioration continue et les méthodes d’implication du personnel sont essentiels.

Cette précision initiale faite, disons aussi que la norme ISO 45001 a pour objet la santé et la sécurité au travail (SST). Dans ces chapitres introductifs, la norme précise qu’un système de management SST a pour objectifs « d’empêcher l’apparition de traumatismes et pathologies liées au travail …et de mettre à disposition des lieux de travail sûrs et sains. »

De même, la norme précise 11 facteurs de réussite qui conditionnent le succès d’une telle démarche. Ces facteurs servent de base à l’organisme pour s’assurer lui-même et assurer son environnement de deux choses :

• D’une part que la démarche SST répond concrètement aux attentes ;
• Et d’autre part qu’il est en capacité de démontrer la réalité de ses actions.

Sa structure est identique à celle de l’ISO 9001 ou 14001 ; À savoir un plan selon la roue de DEMING (Plan Do Check Act). Avec pour objectif de favoriser le caractère préventif de la démarche SST sur le thème bien connu « Mieux vaut prévenir que guérir ».

Les différentes phases de la norme ISO 45001

PHASE PLAN (Préparer) de la norme ISO 45001

Les exigences sont celles des normes systèmes. Celles-ci priorisent la connaissance de l’environnement et du contexte de l’organisme (chapitre 4) avec l’identification des attentes des travailleurs et autres parties intéressées. Cette phase est dans la continuité de l’approche par les risques, précisés dans le chapitre 6 (Planification – 6.1.2.1) mais rendu obligatoire par le Document Unique.

Le leadership (chapitre 5) et les obligations faites à la direction représentent une exigence renforcée. Il intègre la consultation et participation des travailleurs. Le chapitre 5 est donc important puisqu’il regroupe 5 grandes exigences dont 2 nécessitent de préciser respectivement 9 et 7 actions.

Les objectifs et plan d’action sont précisés dans le chapitre 6. Ce dernier comprend à la fois l’identification des risques, des opportunités et les exigences légales et autres.

La finalité de cette phase PLAN est de déterminer les sources d’actions par la connaissance de son environnement afin de mieux définir ses ambitions et de s’assurer que l’ensemble soit cohérent et viable.

PHASE DO (Réaliser)

Comme pour les autres normes systèmes, les chapitres 7 (Support) et 8 (Réalisation des activités opérationnelles) sont ceux de l’action.

Le travail sur le chapitre support (7) consiste en 3 travaux principaux :

1. L’identification des ressources nécessaires en quantité et compétences pour l’amélioration du système de management ;
2. La communication interne et externe ;
3. Et les informations documentées (procédures, formulaires, tutoriels…).

Le chapitre 8 décrit de nombreuses activités opérationnelles : c’est le cœur des actions du système de management SST.

La planification des actions (8.1.1) débute par l’identification des processus et la réalisation des actions prévues à l’article A6 de l’annexe A.

Les phases suivantes consistent en :

• L’élimination des dangers et risques (8.1.2)
• Ainsi que le pilotage du changement (8.1.3) pour lequel l’organisme doit penser aux modifications temporaires ou durables à réaliser.

De même, si l’organisation nécessite de réaliser des achats de biens et de service (8.1.4), un ou plusieurs processus doivent être définis.

Un cas commun à la norme ISO 14001 est celui des situations d’urgence pour lesquelles des plans doivent être définis, expérimentés et avoir fait la preuve de leur efficacité (8.2).

La finalité de cette phase DO est de concrétiser les objectifs fixés puis de réaliser les actions prévues et enfin de traiter le système de management. Au même titre que tout projet de fond ; c’est-à-dire en réalisant un véritable pilotage du changement.

PHASE CHECK (CONTRÔLER)

« Copier-coller » des autres normes système, l’évaluation des performance (chapitre 9) de la norme ISO 45001 porte sur :

• La définition d’indicateurs de performance SST. Ce sont les éléments de surveillance sur lesquels l’organisme doit être attentif.  Ces kpi servent à s’assurer de la conformité du système aux exigences de conformité (exigences légales en particulier) – (cf. 9.1).
• Les audits internes à mener (9.2) de façon planifiée.  En effet, l’audit est un élément de contrôle complémentaire aux indicateurs et autres plans de surveillance.
• Les revues de direction où sont étudiées les 7 données d’entrée et les 7 données de sortie obligatoires (9.3).

La finalité de cette phase CHECK consiste donc à prévenir et contrôler les dérives par l’ensemble des dispositifs de surveillance. Lesquels s’adaptent à la taille et à la complexité des activités de l’organisme.

PHASE ACT (REAGIR / AMELIORER) de la norme ISO45001

L’amélioration (chapitre 10) porte beaucoup sur le traitement des événements indésirables, non conformités et actions correctives (10.2). Ce chapitre en particulier définit un processus de traitement en 7 étapes. Il doit être respecté puisque inscrit dans la norme.

Le principe est triple :

• Réagir vite et bien ;
• Rechercher les causes avec la participation des travailleurs (terme de la norme) ;
• Et s’assurer de l’efficacité des actions réalisées.

La finalité de cette phase ACT est la capacité de réaction et de remise en cause du système de management. Retour d’expérience et amélioration continue (10.3) vont de pair.

Conclusion

En conclusion, cette norme ISO 45001 présente comme nouveauté majeure le renforcement du caractère préventif qui prévaut pour les normes ISO 9001 et 14001.

La structure est pensée pour répondre à une logique de priorité préventive et aussi pour répondre aux SMI regroupant qualité, environnement, santé et sécurité.

A ce titre, il faut saluer la cohérence des normes. En effet elle permet de factoriser les efforts au sein de l’organisme, d’obliger à travailler de façon coordonnée… Le tout dans la recherche de l’amélioration continue.

Enfin, la norme ISO 45001 intègre dans son annexe les lignes directrices pour la mise en œuvre des exigences de la norme ; ce qui n’empêche pas le travail d’être propre à chaque organisme.

Pour approfondir le sujet, vous pouvez poursuivre avec la lecture de 10 clés pour réussir une certification. Et pour plus d’informations contactez nous via le formulaire ci-dessous :

Pour les établissements de santé, se faire certifier relève d’un parcours structuré, soigneux et qui nécessite de l’investissement en temps.

La Haute Autorité de Santé a publié plusieurs référentiels pour pouvoir réaliser cette certification.  Nous avons sélectionné les 4 principaux :

1. Le manuel de certification V2014

Paru en janvier 2014, il décrit l’ensemble des exigences en 2 chapitres.

• Un chapitre sur le management de l’établissement avec 3 parties

Le management stratégique, le management des ressources et le management de la qualité et de la sécurité des soins.

• Un chapitre sur la prise en charge du patient avec 5 parties

Les droits et place du patient, la gestion des données du patient, le parcours du patient, les prises en charge spécifiques et l’évaluation des pratiques professionnelle.

Pour l’ensemble de ces parties, le principe de la roue de Deming (amélioration continue dont on a parlé dans cet article) est privilégié afin de réaliser prioritairement des actions de prévention.

Les exigences sont claires et des icônes permettent de savoir quels critères exigent des indicateurs et / ou sont des pratiques exigibles prioritaires.

Sans attendre, l’établissement peut d’ores et déjà étudier sa situation par rapport à ces exigences et éventuellement déroger à certaines exigences si elles ne sont pas concernées dans leur activité.

2. Le guide méthodologique à destination des établissements de santé – V2.0 de juillet 2015

Ce guide de la HAS décrit les différentes étapes depuis l’avant visite (audit) jusqu’à jusqu’au rapport de certification, précisant le rétroplanning pour cette démarche de 12 mois minimum.

3. Les éléments d’investigation obligatoires (EIO)

Sur la base des exigences du manuel de certification, les thématiques sont celles qui feront l’objet d’une étude obligatoire lors du passage des auditeurs. Pour ces thématiques obligatoires, des exigences sont rappelées ainsi que les situations à risques observées lors de la précédente version en 2010.

Pour le manuel et procédures de fonctionnement de l’établissement de santé, ces exigences doivent être intégrées et obligatoirement mises en œuvre (exemple pour la thématique du dossier patient : les règles de gestion du dossier patient doivent être formalisées et diffusées : responsabilités, tenue, confidentialité, composition, utilisation…).

Ces EIO permettent aussi à l’établissement de prioriser ses actions en vue de la certification.

4. Le compte qualité

L’extranet « Compte Qualité SARA » est le lien entre l’établissement et les autorités de certification.

Pour 14 thématiques « prioritaires » sur les 21 recensées dans le manuel de certification, 3 tableaux sont à remplir :

• Un tableau identifiant les principaux risques et actions de maîtrise associées,
• Un tableau des indicateurs nationaux et régionaux
• Un plan d’action et d’amélioration sur la thématique.

Attention, le compte qualité est le seul lien entre l’établissement et le certificateur ; il ne faut donc pas se rater et une coordination s’impose, en particulier dans l’évaluation des niveaux de maîtrise ainsi que dans le degré de précision du nombre de risques pouf chaque thématique.

Une étude a été réalisée auprès de 60 établissements recensant les principaux risques rencontrés par thématiques ainsi que le nombre moyen de risques identifiés.

Ces quatre référentiels sont disponibles sur le site de la Haute Autorité de Santé.

Et si toutefois vous avez besoin d’aide pour votre démarche, n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire de contact :