Préparer la reprise ; le moment de crise que nous vivons limite pour de nombreux salariés les activités professionnelles. A l’exception de ceux qui travaillent tous les jours pour sauver des vies et de ceux qui permettent aux secteurs essentiels de poursuivre leur activité, la baisse de l’activité économique touche tous les autres et aujourd’hui, 70% des personnes pratiquent le télétravail.

Pour ceux qui disposent d’un peu de temps disponible entre les devoirs des enfants, les tâches diverses et variées, qui disposent d’un espace de travail dédié, nous vous proposons quelques idées de travail pour revenir au travail de façon optimale.

1 – Rattrapons notre retard : c’est le moment !

Un dossier en attente depuis des semaines, un fichier à remplir toujours en attente… La pleine activité qui a précédé la crise nous a souvent empêché de traiter des dossiers de fond, structurants pour notre activité. C’est le moment de travailler pour combler le retard en reprenant ces dossiers qui sont autant d’épines dans nos chaussures et de les solder une bonne fois pour toutes.

2 – Le travail à distance : une corde de plus à notre arc

Les avions sont cloués au sol, les trains sont rares… et les trajets en véhicule réduits au strict nécessaire. Le télétravail permet d’interagir à distance via notre messagerie, des clouds pour partager nos fichiers, de la visio conférence pour nous réunir.

La technologie est un vecteur de travail formidable. L’après-crise nous montrera peut-être combien certains déplacements ne sont pas indispensables, combien cela rend certaines de nos réunions plus efficaces (avez-vous noté que l’attention est plus grande et les interruptions moins nombreuses en visio conférence ?). Par ailleurs, cela a un impact favorable sur l’environnement. Enfin, si le lien social est essentiel (se voir en vrai, se serrer la main), le travail à distance est un outil supplémentaire qui, bien encadré, se déploiera avec ampleur après la crise.

3 – Amplifions la dématérialisation de nos activités

Et si certaines activités pouvaient encore progresser vers la dématérialisation ; n’est-ce pas l’occasion d’y réfléchir ? Sans révolutionner le monde du travail avec digitalisation de type 3.0 où l’automatisation aurait tout emporté, il est encore possible de progresser, en particulier pour nos PME / PMI qui n’ont pas toujours le temps ni les ressources en pleine activité.

Un exemple avec l’activité commerciale : digitaliser les devis, amplifier la signature électronique contractuelle, saisir les données et activités dans un CRM. Bref, repenser son activité pour la faire évoluer vers un modèle de données partagées, fiables, et diminuant le papier et les échanges de mail. C’est possible.

4 – Préparons l’avenir avec les premières leçons du présent

• Que nous apprend déjà la période actuelle ?
• L’importance de la communication ?
• Le caractère indispensable de l’anticipation ?
• La nécessité de la coordination ?

Tout cela à la fois et sans doute plus car il nous faudra apprendre à remettre en cause nos habitudes de travail.

L’après-crise précipitera peut-être des acteurs économiques vers une frénésie du rattrapage des semaines sans chiffre d’affaires. Peut-être sera-t-elle aussi l’occasion de repenser nos modalités de travail (voir plus haut), d’être davantage à l’écoute de son entreprise pour connaître les forces en présence en cas de crise, de s’organiser pour développer des solutions alternatives et ne pas tout miser sur une offre unique, de renforcer les besoins de coordination…toutes ces possibilités seront sur la table.

Croire que la crise actuelle ne changera rien est un leurre car elle touchera quelqu’un de notre entourage, aura un impact direct sur nos vies. Si les leçons de la crise financière de 2008 n’ont pas été retenues, c’est parce qu’elles ont, entre autres raisons, un impact diffus pour la majorité des Français. C’est aujourd’hui très différent.

5 – Innovons ! Nous y sommes poussés

La chute, la baisse de l’activité quotidienne sont autant d’occasions pour chercher des idées innovantes. Nouvelles technologies, nouveau fonctionnement, nouvelles méthodes, nouveaux outils… réfléchissons à faire évoluer, et qui sait disrupter le fonctionnement actuel.

Des idées ? Nous y réfléchissons actuellement. Et vous ?

6 – Manageons à distance : méthodes et outils collaboratifs

Le management à distance nécessite de la méthode et des outils.

Pour ce qui est de la méthode, nous préconisons de planifier des rendez-vous de durée limitée pour coordonner les actions. Il faut veiller à  ce que les équipes en télétravail se sentent soutenues (une forte disponibilité est demandée) et suivies (leur proposer des tâches, missions extrêmement précises ; cela implique une grande clarté et une exhaustivité des demandes).

Pour ce qui est des outils, utilisez les outils et applications à disposition. Je vous renvoie vers cet article.

Les besoins de coordination, de vision, de méthodes, d’indicateurs… s’avèrent essentiels en cette période si particulière. Plans de continuité, plans de reprise, réorganisation seront au menu de l’après Covid-19… et il faut les préparer dès maintenant si cela n’a pas été déjà été fait.

Nous restons à vos côtés si vous avez des questions ou des besoins d’assistance. Prenez soin de vous !

Risque vital et principe de précaution  

Tout le monde se souvient du scandale du lait infantile contaminé aux salmonelles chez LACTALIS, de celui des effets secondaires liés à la nouvelle formule du LEVOTHYROX…et des articles posant la légitime question des défaillances, de l’absence du fameux principe de précaution. 

Défini par le site www.vie-publique.fr, le principe de précaution est le « principe selon lequel l’absence de certitudes, compte tenu des connaissances scientifiques et techniques du moment, ne doit pas retarder l’adoption de mesures effectives et proportionnées visant à prévenir un risque dans le domaine de l’environnement, de la santé ou de l’alimentation. » 

Avec ces scandales, c’est la gestion du risque en général qui est remise en question. Pour le consommateur final évidemment mais cette gestion peut être étendue à d’autres sujets au sein de l’entreprise, moins vitaux pour les personnes mais essentiel pour la vie de l’entreprise. 

 

Les différentes formes de risques 

La gestion du risque client est ainsi traitée par toutes les entreprises. Cette gestion indispensable est un impératif pour les PME PMI qui souffrent des retards de paiement (seules 41,8% des entreprises payent à l’heure et les grandes entreprises présentent un retard moyen de 15,3 jours contre 10,2 jours pour les TPE). Et les dernières amendes infligées à Amazon et Huawei d’un montant de 375 000€ en témoignent. 

L’objectif est donc bien d’assurer le développement de ses activités, en anticipant les risques clients (ex :  retard de paiement, impayés).

Concernant les risques professionnels, la circulaire du 28 mai 2013 rappelle les obligations de l’employeur. L’entreprise doit rédiger un document unique d’évaluation des risques professionnels.  

De même, les normes ISO, dans leurs chapitres introductifs, instituent l’approche par les risques comme pré requis à toute organisation. Que ces risques concernent les produits / prestations (ISO 9001), les conditions de travail (ISO 45001), l’environnement (ISO 14001), l’approche préventive doit prévaloir. 

Soumises à un environnement interne et externe toujours plus exigeant, les entreprises doivent en permanence anticiper, maîtriser, contrôler, prévenir pour mettre en œuvre leur stratégie. 

 

La méthode AMDEC : analyse, évaluation et priorisation des risques 

Utilisée dans tous les secteurs d’activité, l’Analyse des Modes de Défaillance, de leur Effets et leur Criticité (AMDEC) est une méthode structurée et efficace pour anticiper les défaillances potentielles.  

Appliquée aux processus, aux produits, aux moyens, l’AMDEC structure l’identification des risques, les évalue selon leur criticité et priorise les actions. 

 

Pour bien comprendre : un cas concret sur les risques liés aux achats 

Prenons par exemple les risques processus et étudions un processus connu de tous : le processus d’achat. 

 

Recenser des activités du processus 

Dans ce cadre de ce processus, les différentes activités (liste non exhaustive) sont  :  

• la définition des besoins achats, 
• la rédaction de cahier des charges, d’appels d’offre 
• la recherche de prestataires extérieurs 
• la sélection 
• la contractualisation 
• le suivi des prestations
• l’évaluation… 

 

Identifier les défaillances potentielles pour chaque activité 

Poursuivons notre exemple. Pour l’activité de recherche de prestataire, il est possible d’identifier les défaillances suivantes (liste non exhaustive) :  

• critères de choix non exhaustifs 
• panel de prestataires potentiels très réduit 
• incapacité des prestataires de répondre à la totalité des attendus 
• prestataires lointains et peu maîtrisables. 

 

Évaluer la criticité des défaillances  

Pour une défaillance, l’évaluation de la criticité peut se faire selon les critères suivants avec évaluation chiffrée :  

• L’occurrence / la fréquence : le nombre de fois que la défaillance s’est produite suivant des périodes définies (7. quotidienne, 5. hebdomadaire, 3. mensuelle, 1. annuelle, au cas par cas), 

 

• La gravité / l’impact : les conséquences sont-elles lourdes pour le client, pour les salariés, pour la survie de l’entreprise. Alors les strates de gravité peuvent se traduire comme suit : 1. pas important, 3. peu important, 5. très important, 7. dramatique. 

 

• La détectabilité : existe-t-il un dispositif qui détecte la défaillance avant qu’elle ne se produise ? L’organisation est-elle en capacité d’alerter préventivement la survenance de la défaillance. Sur la base d’une échelle de probabilité telle que : 7. impossible à détecter, 5. peu probable, 3. possible, 1. certain, la détectabilité est évaluée. 

Les choix possibles pour chaque critère sont évalués selon de façon chiffrée. 

 

La criticité est alors le produit des critères Fréquence X Gravité X Détectabilité. 

 

Dégager des priorités d’actions 

Les criticités les plus élevées définissent les priorités d’actions. Elles permettent à l’entreprise de : 

• dimensionner son action 
• définir ses moyens 
• de classer ses urgences. 

 

Illustration  

 

 

A l’issue de l’analyse et des actions de prévention, une nouvelle évaluation de criticité doit être réalisée prenant en compte les actions de prévention ? 

Dans l’exemple ci-dessus, le travail prioritaire est à réaliser sur le risque lié à l’incapacité des prestataires de répondre à la totalité des attendus.  

NB : dans une étude AMDEC, si le critère de gravité est évalué au maximum, il nécessite obligatoirement une action préventive. Autrement dit, en imaginant qu’il y ait un risque vital pour une défaillance, les critères de fréquence et de détectabilité n’apportent pas de valeur ajoutée…Il faut agir. 

 

AMDEC : pour quels avantages au final ?  

La méthode possède vertus nombreuses et des avantages certains.  

Avantage lié à la méthode elle-même 

Le premier avantage vient du fait qu’il s’agit bien d’une méthode et possède donc pour qualité intrinsèque une approche fondée sur l’analyse des faits et non sur des sensations, des impressions.  

La crédibilité de l’AMDEC est donc indiscutable. 

 

Avantage concurrentiel 

Le second avantage est concurrentiel puisque l’analyse des risques appliquée au marketing et au commercial permet de valider une idée, une nouveauté, des attentes de marché…et de les anticiper. 

 Avantage organisationnel 

Le troisième avantage est de sécuriser l’organisation, de supprimer les zones de flou, de clarifier les missions de chacun …et par conséquent, d’améliorer les conditions de travail et le stress. 

Avantage financier 

Le quatrième avantage permet de sécuriser sa trésorerie et ses fonds de roulement. C’est la possibilité d’investissement et de paiement des charges obligatoires qui est en jeu. 

En conclusion, la méthode AMDEC est un plus qu’un outil d’analyse. Il est le révélateur des dangers qui peuvent affaiblir l’organisation des entreprises et dont les conséquences peuvent être bénignes ou mettre en péril l’ensemble.  

Si, de façon empirique, les chefs d’entreprise connaissent leurs principaux risques, de la méthode génèrerait une plus grande sérénité pour tout le monde…et de la confiance. Auprès des clients, des salariés, des prestataires, des actionnaires. 

Besoin d’aide ?  

QUALIX accompagne les entreprises pour aider à la sécurisation de leur organisation. D’abord via une approche de gestion des risques rigoureuse et adaptée à la structure de l’entreprise, puis par l’assistance à la définition d’un véritable plan d’action préventif. 

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