Les efforts consentis par une entreprise pour une première certification sont importants. Le graal enfin obtenu laisse place à la question suivante : et maintenant, que fait-on ?

On entretient le système ? On continue à travailler pour être conforme à la norme ? Et si oui, comment ?

Nous proposons quelques pistes pour faire de votre système de management un outil de développement de votre organisme.

La première des choses est de s’affranchir de l’idée selon laquelle l’objectif est de rester conforme. Non, l’objectif est de s’améliorer en permanence, de se remettre en question régulièrement…avec cet état d’esprit, nul doute que vous répondrez à votre véritable ambition. Et aussi à la norme par la même occasion.

Pourquoi s’affranchir de l’objectif de conformité à la norme ?

Dans de nombreux cas, la certification et le maintien de cette dernière sont souvent vécus comme une épreuve, un examen à réussir. Or, avec cette perception, la certification devient un but en soi, comme le sont les examens scolaires. Chacun se prépare pour être fin prêt le jour J. A cela, rien à dire dans le cadre d’une première certification mais l’absence de changement par la suite fait perdre de l’intérêt aux systèmes de management, les rend peu utiles.

Revenons aux objectifs initiaux : les enjeux de la certification sont le plus souvent liés à des exigences externes :

• accéder à un marché de grands comptes
• démontrer le respect de certaines exigences pour créer un avantage concurrentiel
• améliorer son image de marque.

Les bénéfices internes sont peu mis en avant et pourtant, ils peuvent être nombreux.

L’un des écueils des systèmes de management dans la durée est une vie parallèle au cœur des préoccupations de l’organisme. Ils sont alors perçus comme une couche d’obligations supplémentaires dont l’intérêt ne serait pas démontré.

COMMENT RENDRE LES SYSTEMES DE MANAGEMENT EFFICACES ?

Quels sont les bénéfices internes du respect de la norme ?

Premièrement, nous proposons de travailler sur les bénéfices internes. Et ils sont nombreux :

• amélioration de l’organisation
• baisse du nombre de réclamations
• relations internes améliorées et structurées
• responsabilisation déployée
• prise en compte des non-conformités comme outil d’amélioration
• recherche de causes et non de responsables
• direction impliquée, process maîtrisés…

Et la liste de ces avantages internes peut être aisément allongée !

Beaucoup de responsables QHSE (qualité, hygiène, sécurité, environnement) négligent cet aspect « publicitaire » pourtant essentiel. C’est un acte de management. Énoncer les bénéfices ; c’est faire un premier pas vers l’implication de tous et trouver les parades préventives aux oppositions.

Comment impliquer et aider les managers dans cette démarche système ?

Notre deuxième piste est d’accompagner les managers (pilotes de processus) pour les aider à gagner du temps. Ce temps si précieux qui fait si souvent défaut. En développant les méthodes préventives, en aidant à l’organisation via l’instauration de rituels cadrés et exigeants, en apportant un support managérial (aide à la rédaction, animation de groupes de travail), il est possible de réduire les dysfonctionnements, de créer les conditions favorables à une meilleure organisation. D’autres bénéfices tels seront au rendez-vous :

• baisse du stress
• diminution des tensions relationnelles
• réduction des risques de burn-out

Se pencher sur les sujets liés à la structure

Notre troisième piste est de travailler sur les sujets structurants. La perte de crédit des systèmes de management peut avoir comme origine le fait qu’ils sont animés sous l’angle de la conformité. Les exigences sont rappelées comme autant d’obligations ; sans lien direct avec les « vrais » sujets. Prenez les trois sujets structurants ou prioritaires et intégrez-les dans votre système de management. Peu importe que vous ne soyez pas en première ligne du traitement de ces sujets.

Positionnez-vous comme ressource capable d’apporter de la méthode dans le traitement du sujet, de mettre à disposition des outils facilitateurs, de prendre en charge une partie des tâches.

L’animation des systèmes de management étant transverse, la vision globale de l’organisme est un atout considérable et nul doute que traiter ces sujets donne du crédit au système de management…et à son animateur.

Enfin, la gestion de projet que doit maîtriser tout animateur d’un système de management doit aussi permettre de démontrer le gain effectif, le retour sur investissement.

En agissant à la fois sur les arguments, l’accompagnement, et les sujets prioritaires, il est possible de remettre les systèmes de management au cœur des préoccupations des organismes…et donc de les rendre utiles, efficaces.

Ces sujets ne sont pas uniquement normatifs :

• l’analyse de son environnement
• la définition de ses enjeux
• la concrétisation de son ambition en objectifs chiffrés
• la planification des actions
• la maîtrise et le contrôle de ses activités

Ils sont les passages obligés pour mettre l’organisme dans les meilleures dispositions et lui permettre de se développer comme il le souhaite.

Ce qu’il faut retenir pour rendre son système de management efficace :

• Proposer des solutions qui améliorent l’organisation, génèrent une valeur ajoutée économique,
• Se saisir des vrais sujets de préoccupation de l’entreprise,
• Fournir des données fiables et qui aident à la décision,
• Ne pas polluer l’encadrement avec les exigences de certification,
• Conserver les tâches strictement liées aux exigences systèmes,
• Réaliser une veille extérieure pour contribuer à l’innovation.

Vous souhaitez échanger sur ce sujet et améliorer en permanence votre organisation ? Parlons-en !

Vous aider

QUALIX vous accompagne dans vos certifications et pour le développement de vos systèmes de management.

Ainsi, nous proposons de travailler en complément de ces priorités sur la surveillance de vos systèmes de management et leur développement.

Ouest France, dans un , nous apprend qu’EDF a relevé ses prévisions ses coûts du projet de centrale nucléaire d’Hinkley Point C en Grande Bretagne avec une augmentation de 2 à 3 milliards d’euros. Ces surcoûts augmentent les risques de report, donc de retard. La raison ? Les conditions de sol difficiles.

Dans un autre article du journal , on apprend que le déploiement de la fibre optique prendra 6 à 9 mois de retard. La société NGE en charge du projet, reconnaît des difficultés liées à l’ingénierie, à une sous-évaluation de ressources humaines et aux difficultés de recrutement.

Voilà deux exemples où l’étude préalable a sous-estimé le projet, ignoré la situation de départ, s’est affranchie d’un état des lieux précis.

Beaucoup de raisons possibles :

• une pression financière qui pousse à l’optimisme
• un délai de réponse serré qui oblige à shunter des étapes d’études…

Peu importe ; le résultat est le même ; un échec dans les grandes largeurs.

Plutôt que répéter les arguments en faveur d’une gestion de projet efficace, nous rendons hommage ici à l’échec… ou comment bien rater sa gestion de projet.

Comment rater son projet ?  7 étapes-clés

Leçon n°1 : ignorer la situation de départ

C’est un must. Partir sabre au clair en ignorant volontairement la situation actuelle représente une forte chance d’échouer. Ne cherchez pas à savoir ce qu’il y a aujourd’hui… de toute façon, ça va changer ! Après tout, si on m’a confié un projet, c’est bien que ça ne va pas. L’analyse est donc simple : ça ne va pas. Conclusion : on fonce.

Probabilité d’échec : 90% Veillez toutefois à ne pas nommer un chef de projet trop curieux et méthodique qui aurait le défaut majeur de vouloir comprendre dans quoi il vient de s’embarquer.

Leçon n°2 : ne pas fixer d’objectif

Autre incontournable pour un écrasement en pleine mer ; l’absence d’objectif. Ne pas fixer d’objectif ; c’est ramer vers un horizon qui s’éloigne toujours. Et l’on rame, encore et toujours… Le succès est à portée de pagaies mais vous échappe inexorablement.

Probabilité d’échec :  90% Le projet peut toutefois être vendu comme un succès in fine par le chef de projet puisque rien n’a été fixé au départ.

Leçon n°3 : ne pas soutenir pas le projet

Le chef de projet a le plus souvent une fonction transversale ; ce qui en français de tous les jours signifie qu’il n’a aucune autorité hiérarchique. L’absence de soutien de la hiérarchie, des managers vous assure un plantage où chacun arguera de priorités directement liées à leur métier et n’auront donc pas de temps à consacrer à un projet dont, de toute façon, la fin était déjà incertaine.

Probabilité d’échec : 70%. Il est des chefs de projet à l’autorité et aux compétences qui peuvent toutefois s’affranchir d’un grand soutien. Méfiance, vous pourriez rencontrer le succès.

Leçon n°4 : oublier les méthodes

Méthode agile, planification des tâches avec étapes jalons : rien que du vent. Le feeling, il n’y a que ça de vrai ! L’important étant la finalité qui nous apparaît évidente, tout cela va être réglé rapidement et ça ne doit pas être bien compliqué. Ignorer toute logique de fonctionnement, toute préparation doit mener au plantage.

Probabilité d’échec : 90%. Un témoignage pour les 10% autres : « Ben moi, je vois, on a travaillé sans méthode ; ça a quand même été un succès ! ». Un miracle est toujours possible effectivement.

Leçon n°5 : nommer un chef de projet au hasard

Manager en transversal n’a rien de difficile. Autant choisir quelqu’un qui, passant par là, vous conforte dans l’idée qu’il/ elle n’a rien à faire. Le temps étant une donnée peu importante dans le management d’un projet, les compétences sont tout aussi inutiles. Le premier qui passe est donc le bon !

Probabilité d’échec : 50%. Attention, derrière un vagabond de couloir peut se changer aussi bien un incompétent (vous êtes chanceux) qu’un profil adapté. Le hasard a ses limites.

Leçon n°6 : s’abstenir de donner des moyens

Pas de ressources, pas de matériel, par d’investissement ! Certes, d’aucuns réussissent des miracles avec une économie de moyens. Mais soyons réalistes. Vous mettez toutes les chances de votre côté en privant de moyens votre chef de projet. Exsangue, ce dernier pourrait même jeter l’éponge ! Et là, Victoire par K.O. ! Applaudissements ! Hourras de la foule ! Un bel échec bien organisé. Chapeau l’artiste.

Probabilité d’échec : 90%. On a évoqué le miracle plus haut. Priez le Dieu de l’échec. Avec l’absence de moyens, vous devriez être entendus.

Leçon n°7 : garder le secret

La communication ; c’est le meilleur moyen d’intéresser l’autre, de l’avertir des améliorations futures, de lui permettre de s’adapter préventivement à la future situation. Mais, ayez le bon réflexe ! Gardez pour vous l’information et si, par obligation de votre hiérarchie, vous deviez en parler, survolez le sujet avec une présentation courte avec PowerPoint ; ça passe toujours.

Probabilité d’échec : 80%. Le taux de rejet des décisions et des changements subis doit favoriser votre échec. Communiquer, informer, intégrer les utilisateurs finaux présentent un risque non négligeable. Soyez intraitable sur le secret.

Malgré nos conseils, la gestion de projet est en croissance

Depuis de nombreuses années, la gestion de projet prend une place prépondérante dans les organisations.

Entre 2010 et 2020, 15,7 millions de nouveaux emplois devraient être créés dans la gestion de projet au niveau mondial. En 2010, ce sont les services commerciaux et la production industrielle qui embauchaient le plus de personnes en gestion de projet, respectivement 2 millions et 630 000 emplois. Entre 2010 et 2020, les services de la santé se joindront aux services commerciaux en tant que secteurs à forte croissance de l’emploi dans la gestion de projet.

La demande de professionnels en gestion de projet devrait augmenter de 12%, ce qui va donner lieu à la création de près de 6,2 millions d’emplois d’ici 2020.

En 2010, ce sont les services commerciaux et la production industrielle qui embauchaient le plus de personnes en gestion de projet, respectivement 2 millions et 630 000 emplois. Entre 2010 et 2020, les services de la santé se joindront aux services commerciaux en tant que secteurs à forte croissance de l’emploi dans la gestion de projet.

Source : PMI’s Pulse of the profession study « Capturing the value of project management »

Et si, par hasard, vous avez plûtot envie de réussir votre gestion de projet, n’hésitez pas à nous contacter. Nous étudierons précisément votre cas et adapterons les moyens pour parvenir un projet réussi.