Dans une démarche de certification, quelle que soit la norme, il faut respecter quelques étapes et conditions indispensables à la réussite de ce projet.

Pour y parvenir, nous vous proposons des clés pratiques qui vous serviront en permanence.

1- Connaître les motivations de l’entreprise

Il est important de connaître les attendus de départ. Qu’il s’agisse pour l’entreprise :

• d’acquérir un nouveau marché ;
• de faire progresser l’organisation interne ;
• de responsabiliser les effectifs ;
• ou de gagner en performance ;
• etc…

Ainsi, l’accent sera porté sur les résultats prioritaires de l’entreprise.

2- Intégrer la certification dans le projet d’entreprise

Une certification ne peut pas être un projet unique, en soi. Elle doit faire partie intégrante du projet et de la stratégie de l’entreprise. Ainsi, le crédit accordé à ce projet est d’autant mieux partagé par les équipes qu’elles sont directement concernées par sa mise en œuvre.

Décorréler le projet de certification de celui de l’entreprise est voué à l’échec dans la durée.

3- S’assurer de l’engagement de la Direction

Sans cette implication, pas de certification efficace. La Direction et le management de façon générale doivent être moteurs de la démarche.  Ils doivent expliquer l’intérêt économique, organisationnel, de la performance,  et travailler de façon exemplaire.

Bref, l’équipe management doit être à minima sponsor de la démarche de la certification.

4- Valoriser l’existant

Une démarche de certification n’est jamais un départ ex nihilo. Des méthodes de travail préexistent, des résultats sont déjà visibles, bref, l’entreprise a des atouts qu’il est important de valoriser. Et ce pour une raison simple : l’entreprise répond déjà probablement à plusieurs exigences ; celles de ses clients, de ses parties prenantes…

5- Respecter la logique de la norme

La structure de la norme est fondée sur l’approche PDCA (Plan Do Check Act) ; à savoir une logique qui respecte les phases d’analyse, de vision, de définition d’objectifs. Puis des phases d’actions pour atteindre les objectifs, de définition des moyens, de traitement des écarts et d’amélioration continue…En respectant cette logique, l’entreprise est certaine de ne rien rater des exigences normatives.

6- Se concentrer sur les faits

Grâce à la mesure de performance et au travers de tableaux de bords par activité, il est possible d’avoir une vision objective de l’activité, de connaître les tendances de performance.

Grâce à cela, toute approche empirique (communément qualifiée « pifométrique ») est proscrite et tout jugement sans fondement décrédibilisé.

7- Former et sensibiliser les équipes

La certification n’est pas l’affaire d’une seule personne ou d’un département spécifique mais de toute l’entreprise. Il est donc important de former et de sensibiliser toutes les équipes aux exigences et aux avantages de la certification. Des formations régulières doivent être mises en place pour garantir que tous les employés comprennent leur rôle et leur implication dans l’organisation de l’organisme.

Cette formation permet aussi aux pilotes de processus de prendre l’ensemble des responsabilités relatives au management de leur activité.

8- Imposer un suivi régulier

Revues de processus, revues de direction tableaux de bord, audits et rituels internes…il est important d’assurer un suivi régulier pour s’assurer de la progression du projet de certification. Chez Qualix, la proposition que nous faisons est de créer un calendrier des événements de suivi. Ainsi, la maîtrise des activités est sous contrôle ou a minima la remise en conformité est possible.

9- Communiquer en permanence

Tout au long du processus de certification, une communication efficace à tous les niveaux est indispensable. Cela inclut la communication des progrès, des défis et des réussites non seulement à l’intérieur de l’organisation mais aussi à l’extérieur avec les parties prenantes et les clients.

En suivant ces pratiques, une entreprise peut

non seulement réussir à obtenir une certification mais aussi en tirer un maximum de bénéfices en termes d’amélioration de processus et de reconnaissance sur le marché. L’accompagnement pour la certification doit être envisagé comme un investissement stratégique pour la qualité et la pérennité de l’entreprise.

10- Intégrer l’amélioration continue

La démarche vers la certification n’est pas un but en soi mais un processus continu d’amélioration. Après l’obtention de la certification, l’entreprise doit continuer à suivre et à améliorer ses processus pour maintenir sa conformité et augmenter son efficacité. L’amélioration continue est aussi un élément clé pour rester compétitif dans un environnement commercial qui évolue constamment.

Les apports d’une démarche de certification planifiée sont nombreux.

Tout d’abord, elle permet d’organiser et de structurer les processus au sein d’une organisation, ce qui améliore l’efficacité et la qualité des produits ou des services fournis.

De plus, elle renforce la confiance des parties prenantes (clients, fournisseurs, etc.) en démontrant que des normes et des standards de qualité sont respectés. Une certification planifiée peut également faciliter l’accès à de nouveaux marchés en attestant du sérieux et du professionnalisme de l’entreprise.

Enfin, elle contribue à l’amélioration continue en identifiant les axes de progrès et en mettant en place des actions correctives. C’est pourquoi Qualix vous accompagne dans  le processus d’obtention de vos certifications ISO.

Alors, contactez le cabinet  pour tous vos projets de certification, performance et management.

L’accompagnement est synonyme de relation de confiance pour en faire un succès. Voici un cas client sur l’accompagnement aux certifications ISO et labellisation RSE.

La relation de confiance a un prérequis : une direction volontariste

En 2018, RIVARD accueille un nouveau directeur général ; Jean-Michel THION. L’organisation se structure rapidement et un mode de management factuel est déployé au sein de l’ensemble des équipes.

Le projet de l’entreprise est clair, partagé et l’encadrement est responsabilisé.

Dans ce contexte, l’entreprise sollicite QUALIX pour former ses managers au pilotage de processus. Si RIVARD est déjà certifié ISO 9001, sa Direction est convaincue que le succès d’une démarche qualité est l’appropriation par le plus grand nombre, à commencer par l’encadrement.

Au-delà de la démarche qualité, la Direction souhaite s’engager dans un système de management intégré.

Trois certifications et une labellisation RSE en 5 ans

Avec la Direction QSE, Qualix a travaillé sur le maintien de la certification ISO 9001 en 2018, RIVARD a obtenu la certification ISO 45001 en 2018 puis la certification ISO 14001 en 2021. L’année 2023 marque la labellisation RSE (avec Bureau Veritas).

Cette démarche a ainsi permis à RIVARD de disposer d’un système de management intégré (SMI). Celui-ci répond aux attentes de ses clients, de l’environnement, de la sécurité… et de l’ensemble des intérêts des parties prenantes.

1- Le sponsor permanent de la Direction Générale

Dans ce type de projets où l’intégration de plusieurs référentiels dans un temps contraint est un véritable défi à relever, le rôle de la Direction est primordial.

La Direction Générale a assuré 5 missions :

• Expliquer le projet et sa valeur ajoutée attendue ;
• Confier à chacun le rôle qu’il / elle doit jouer ;
• Fixer les délais de résultat ;
• Montrer l’exemple en réalisant les missions de son ressort ;
• et réaliser les arbitrages quant aux ressources attribuées.

Dans ce contexte, QUALIX a eu le soutien de la Direction et a été présenté comme l’expert en charge de mener à bien ces certifications.

2- Un travail en confiance avec la Direction QSE

L’entreprise a su d’une part communiquer sur le rôle externe de QUALIX et d’autre part renforcer le rôle de la direction QSE. La direction a mandaté la direction QSE (véritable tour de contrôle de la certification) pour déployer la démarche de certification au sein de toute l’entreprise. Nous avons travaillé avec les outils développés par QUALIX et adaptés sur-mesure à RIVARD. Tous cela en intégrant la complexité des processus l’effectif et les objectifs finaux de la société.

Chez Qualix, notre méthode de travail est constante : chaque séance se mue en session de « formation – actions » où les chapitres de la norme sont expliqués et immédiatement mis en application concrète.

Cette méthode s’associe à un planning de travail défini dès le départ. Elle donne ainsi une visibilité permanente à l’avancement aux démarches de certification.

3- Des travaux intermédiaires réalisés par tous

Le planning de certification prévoit des séances de travail espacées d’un mois environ. Durant cet intervalle, les équipes RIVARD ont toujours mis en œuvre les travaux demandés. Ce sérieux des travaux intermédiaires est une clé importante pour le succès de la démarche. Non seulement parce que cela garantit le respect des délais, mais aussi parce que cela nécessite obligatoirement que les équipes se mobilisent. Ces missions ont une vertu directe : l’implication de tous. C’est aussi un argument de mobilisation et de conviction. En effet chacun y voit son intérêt et mesure la valeur de ses actions pour soi et pour l’ensemble de l’entreprise.

RIVARD est une société engagée pour le service aux clients. La qualité de ses produits est le fruit de process sécurisés, de contrôles aux étapes clés, de responsabilités individuelles, et d’écoute des besoins. Avec ces certifications, la société RIVARD a initié des démarches responsables pour limiter ses impacts environnementaux. Elle a également établi un véritable plan de bataille pour la sécurité des salariés.

La cohérence du système de management intégré actuel associé à la démarche plus générale de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise donne aujourd’hui des résultats à tous les niveaux (humains, économiques, techniques, etc.).

En conclusion

Les certifications représentent aujourd’hui un atout lorsqu’elles sont le fruit d’une démarche volontaire. Appuyées par la Direction et relayées par les services, elles constituent une exigence permanente. Une exigence applicable à l’ensemble des équipes et bénéfiques pour l’ensemble des parties prenantes.

 Témoignage de Jean-Michel THION, Directeur général de RIVARD :

« La difficulté n’est pas de gérer le quotidien mais de se préparer à l’avenir en construisant l’agilité nécessaire. Réformer continuellement et progressivement une entreprise est une nécessité et un apprentissage permanent qui se heurte à l’immobilisme naturel.

Accaparé par le court terme, les reformes sont repoussées le plus possible et lorsque l’une devient vitale (pour des raisons de marché, concurrence, technologie, IT, compétitivité…) elle est mise en œuvre à marche forcée, bien souvent dans le chaos. La résistance au changement y trouve un terreau fertile.

D’où l’intérêt d’apprivoiser le changement, d’en faire un outil de motivation, de performance et de reconnaissance des équipes.

Un programme de certifications sur des enjeux comme la qualité, la sécurité, l’environnement ou le RSE répond à cette problématique. C’est un chemin d’amélioration continue, domaine après domaine, succès après succès qui habitue les équipes à revisiter leurs processus et leurs modes de pensée en intégrant les contraintes contemporaines.

 L’objectif n’est pas d’avoir fini avant d’avoir commencé, l’objectif est juste d’y arriver dans un délai raisonnable étape après étape.

Qualix a crédibilisé la démarche en donnant les outils nécessaires à la réflexion, l’analyse et la mise en œuvre. Qualix a été le leader opérationnel et progressif d’un changement en profondeur.

RIVARD n’est pas qu’une organisation multi certifiée et robuste aujourd’hui. Grâce à cette expérience, elle est une entreprise plus souple qu’hier, prête à relever les défis qui s’imposeront à elle en s’adaptant comme elle l’a déjà fait, simplement et naturellement. »

Pour plus d’information sur l’accompagnement aux certifications ISO, contactez QUALIX et travaillez en toute confiance.