La mise en place d’un système de management ne se fait pas au hasard et répond à 5 étapes-clés qu’il faut définir en amont

1. Analyse de l’existant  

La lecture de la norme et de ses exigences (exprimées par le verbe « doit ») est l’étape qui recense les obligations. À la lecture, chaque exigence est comparée avec l’existant au sein de l’organisation.  

Un tableau de deux colonnes permet aisément de comparer les deux situations et servira de base pour un plan de mise en conformité. 

1. Suivre la logique de la norme 

Les phases Plan-Do-Check-Act (je planifie, je réalise, je contrôle, je réagis et j’améliore) de la roue de Deming représentent la construction logique de la norme. Suivre cet enchainement logique est le meilleur moyen de ne pas commettre d’erreurs, de contresens ou de s’infliger des obligations non demandées par la norme. 

1. Communiquer sur le projet 

La certification est une étape vers un projet plus grand (l’amélioration des process, la reconnaissance commerciale, la satisfaction des clients, etc.). Pour que cette certification soit un succès, il faut embarquer les acteurs (les futurs pilotes de processus) dans un projet enthousiasmant qui dépasse la certification mais surtout, où chacun sait ce qu’il a à faire.  

1. Distribuer le travail 

En fonction du degré de maturité de votre organisation, le travail à accomplir sera plus ou moins grand. Dans tous les cas, déléguez ! 

À votre patron d’abord pour qu’il définisse le contexte, la politique, les rôles de chacun, ses propres engagements…(chapitre 4 et 5 des normes ISO systèmes). 

Aux pilotes de processus pour qu’ils officialisent leurs objectifs, leur plan d’action pour les atteindre (chapitre 6). 

Aux responsables des services supports pour qu’ils définissent l’organisation de leur activité et en quoi ils contribuent à l’atteinte des objectifs finaux. Etc. etc. 

 A tous ceux qui pilotent une certification, ne passez de temps à tout faire vous-mêmes. C’est du temps gagné en apparence et sur du court terme. A long terme, c’est un mauvais calcul puisque vous n’aurez mobilisé aucune énergie, rien démontré en termes d’intérêt…et vous vous retrouverez épuisé sur un sujet étranger à vos collègues.  

1. Ce sont des normes de management : managez ce projet ! 

C’est la phase la plus délicate et la plus importante.  

Planifier les actions, mobiliser les pilotes, vérifier l’avancement, aider à la mise en place de votre futur système de management, rédiger ; bref, managez ce projet comme un projet de société qui embarque tous les acteurs.  

Faites-vous aider au besoin pour accélérer la mise en œuvre de votre futur système d’organisation. Comment ?  

• En formant vos responsables à la norme afin qu’ils acquièrent la connaissance des exigences et comprennent ce que l’on attend d’eux, 
• En expliquant les attendus exacts de la norme sans perdre de temps dans des interprétations fausses, 
• En accélérant la mise en œuvre de transformation via des outils accélérateurs ou structurant pour assurer le succès de la démarche, 
• En garantissant le résultat sur la base d’un plan de mise en conformité pour une certification. 

Besoin d’aide ? Contactez-nous. 

Tout d’abord, distinguons les certifications ISO…De quoi parlons-nous ? De certification ISO de produit  ? De certification ISO métier ? De certification d’organisations thématiques : qualité, sécurité, environnement ?

Nous centrerons le sujet sur les certifications ISO d’organisation. Parce qu’elles sont les plus répandues et parce qu’elles sont souvent les plus difficiles à défendre.

Nous parlerons donc des certifications ISO 9001 (pour la qualité), ISO 14001 (pour l’environnement) et ISO 45001 – parution en mars 2018 (pour la santé et la sécurité au travail).

Le nombre de certifications dans le monde est faible sur les deux premières normes puisque l’ on compte dans le monde 1 million d’organismes (nous parlerons d’entreprises) certifiées ISO 9001 et 300 000 certifiées ISO 14001.

La faiblesse de ces chiffres par rapport au nombre d’entreprises dans le monde est le fait de plusieurs raisons (liste non exhaustive) :

• Les exigences de ces normes sont élevées. Les entreprises qui s’y engagent doivent être conscientes que cela nécessite rigueur et investissement en temps lors de la mise en place,

• Le niveau d’exigence est assimilé majoritairement par les pays les plus industrialisés. Parce que la maturité des organisations est peu ou prou liée au niveau de développement de son pays, les certificats sont surtout présents dans les pays les plus industrialisés.

• Le coût d’obtention des certifications. Il faut investir en temps / homme pour mettre en place une organisation conforme aux exigences de la norme et il faut payer pour la certification en elle-même (minimum 2000€ pour une petite entreprise).

• La faible reconnaissance de la certification ISO dans certains pays pourtant industrialisés. Les Etats-Unis, première puissance économique mondiale, présente un nombre d’entreprises certifiées extrêmement bas.

Quel que soit le choix retenu par l’entreprise, quels sont les arguments qui plaident en faveur de la certification ? Ces arguments sont-ils valables pour tous les référentiels ISO ?

Argument n°1 : la garantie de l’amélioration continue. La certification ISO garantit que l’entreprise a mis en place une démarche d’amélioration continue. Si cela ne constitue pas une garantie infaillible, elle est toutefois un gage que le possible sera fait pour tenir ses engagements.

Argument n°2 : faire partie de l’élite. Le faible nombre de certifiés positionne celles qui font la démarche de facto dans le « haut du panier » en matière d’organisation. Tout comme certains labels produits (label rouge, issu de l’agriculture biologique..) ne sont pas une assurance tous risques, ils donnent un certain nombre de garanties car chacun sait que les exigences pour obtenir ces labels sont contraignantes.

Argument n°3 : l’accès à de nouveaux marchés. Une démarche de certification est parfois rendue obligatoire pour accéder à des marchés de grands donneurs d’ordre qui exigent de montrer « patte blanche » pour s’assurer que le futur prestataire pourra répondre favorablement et durablement à leurs exigences.

Argument n°4 : le sujet (qualité, environnement, sécurité) est au cœur des préoccupations de l’entreprises certifiée.  Lorsqu’ une entreprise s’engage dans une démarche de certification, elle modifie son organisation afin d’assurer la conformité au référentiel normatif et met donc les moyens pour assurer que l’investissement sera couronné de succès.

Argument n°5 : démontrer que l’entreprise n’a pas comme seule finalité les profits. A l’heure où le législateur prévoit de changer l‘objet social des entreprises en l’étendant au-delà des profits et pour le bénéfice des différentes parties prenantes, la certification peut aussi refléter le souhait du dirigeant d’une finalité plurielle. Vouloir une entreprise préoccupée de son environnement, soucieuse de ses salariés, ayant un rôle dans la société : autant d’arguments possibles à intégrer sans perdre de vue l’indispensable finalité économique.

La certification,  c’est du travail en plus. Pas vrai mais pas totalement faux non plus.

Les consommateurs que nous sommes tous se félicitent que la traçabilité soit la règle dans de nombreux domaines (santé alimentaire), que les contrôles soient systématiques (sécurité aérienne), que les délais soient respectés (livraison à domicile), etc. Cependant les efforts pour y parvenir sont parfois perçus comme disproportionnés par rapport aux résultats attendus et se conformer à un nouveau référentiel nécessite effectivement un surcroît de travail lors de la mise en place.

La certification coûte cher. Et oui, comme tous les investissements ; il faut payer dépenser avant de recevoir, sans garantie absolue de retour. Et ce n’est pas neutre pour la trésorerie, en particulier celle des PME.

La certification a perdu de sa valeur. L’expérience démontre que les normes sont de plus en plus exigeantes, contrairement à ce qui peut être affirmé ici ou là. Cependant, et l’expérience de QUALIX auprès de ses clients démontre que des auditeurs pratiquent l’audit avec une rigueur contestable. Ce qui a pour effets de :

• Décrédibiliser les acteurs de la norme (responsables qualité, sécurité, environnement) qui ont poussé leur entreprise vers une exigence accrue,
• Déprécier la valeur de la certification comme un objectif trop facilement accessible,
• Perdre la valeur ajoutée concurrentielle potentielle que confère normalement une certification.

La certification ne donne pas de garantie de business. C’est vrai. Comme un label rouge ne garantit pas l’achat d’un poulet ! La question est de savoir identifier les buts recherchés par l’entreprise et / ou les besoins du marché.

A ce stade, il est possible de conclure que les certifications d’organisation ne constituent pas des solutions miracles et ne sont pas des garanties absolues, pour l’entreprise ou ses parties prenantes.

En revanche, la réalité des entreprises qui ont fait le choix de la certification est souvent bien meilleure que celles qui ne le sont pas (il s’agit d’une règle qui admet ces exceptions). Elles s’obligent elles-mêmes à mettre le client au cœur de leurs préoccupations (ISO 9001), à mettre l’environnement comme une des finalités de l’entreprise (ISO 14001), à porter haut les valeurs de sécurité (ISO 45001).

Ces démarches volontaristes peuvent, si elles sont réalisées avec méthode et pragmatisme, mener au succès.

Parce qu’elles respecteront des façons de faire efficaces et vertueuses mais aussi et surtout, parce qu’elles auront été réalisées par une équipe mobilisée et tendue vers l’objectif de la certification dans un premier temps et vers celui de l’amélioration continue dans un second temps.

Si vous avez des interrogations sur des attentes particulière, je vous propose de remplir notre formulaire de contact :