Pour les établissements de santé, se faire certifier relève d’un parcours structuré, soigneux et qui nécessite de l’investissement en temps.

La Haute Autorité de Santé a publié plusieurs référentiels pour pouvoir réaliser cette certification.  Nous avons sélectionné les 4 principaux :

1. Le manuel de certification V2014

Paru en janvier 2014, il décrit l’ensemble des exigences en 2 chapitres.

• Un chapitre sur le management de l’établissement avec 3 parties

Le management stratégique, le management des ressources et le management de la qualité et de la sécurité des soins.

• Un chapitre sur la prise en charge du patient avec 5 parties

Les droits et place du patient, la gestion des données du patient, le parcours du patient, les prises en charge spécifiques et l’évaluation des pratiques professionnelle.

Pour l’ensemble de ces parties, le principe de la roue de Deming (amélioration continue dont on a parlé dans cet article) est privilégié afin de réaliser prioritairement des actions de prévention.

Les exigences sont claires et des icônes permettent de savoir quels critères exigent des indicateurs et / ou sont des pratiques exigibles prioritaires.

Sans attendre, l’établissement peut d’ores et déjà étudier sa situation par rapport à ces exigences et éventuellement déroger à certaines exigences si elles ne sont pas concernées dans leur activité.

2. Le guide méthodologique à destination des établissements de santé – V2.0 de juillet 2015

Ce guide de la HAS décrit les différentes étapes depuis l’avant visite (audit) jusqu’à jusqu’au rapport de certification, précisant le rétroplanning pour cette démarche de 12 mois minimum.

3. Les éléments d’investigation obligatoires (EIO)

Sur la base des exigences du manuel de certification, les thématiques sont celles qui feront l’objet d’une étude obligatoire lors du passage des auditeurs. Pour ces thématiques obligatoires, des exigences sont rappelées ainsi que les situations à risques observées lors de la précédente version en 2010.

Pour le manuel et procédures de fonctionnement de l’établissement de santé, ces exigences doivent être intégrées et obligatoirement mises en œuvre (exemple pour la thématique du dossier patient : les règles de gestion du dossier patient doivent être formalisées et diffusées : responsabilités, tenue, confidentialité, composition, utilisation…).

Ces EIO permettent aussi à l’établissement de prioriser ses actions en vue de la certification.

4. Le compte qualité

L’extranet « Compte Qualité SARA » est le lien entre l’établissement et les autorités de certification.

Pour 14 thématiques « prioritaires » sur les 21 recensées dans le manuel de certification, 3 tableaux sont à remplir :

• Un tableau identifiant les principaux risques et actions de maîtrise associées,
• Un tableau des indicateurs nationaux et régionaux
• Un plan d’action et d’amélioration sur la thématique.

Attention, le compte qualité est le seul lien entre l’établissement et le certificateur ; il ne faut donc pas se rater et une coordination s’impose, en particulier dans l’évaluation des niveaux de maîtrise ainsi que dans le degré de précision du nombre de risques pouf chaque thématique.

Une étude a été réalisée auprès de 60 établissements recensant les principaux risques rencontrés par thématiques ainsi que le nombre moyen de risques identifiés.

Ces quatre référentiels sont disponibles sur le site de la Haute Autorité de Santé.

Et si toutefois vous avez besoin d’aide pour votre démarche, n’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire de contact :

Accompagner une organisation à la certification, quelle que soit la norme, demande de la méthode. Chez QUALIX, nous appliquons une méthode simple, concrète et qui fait ses preuves chaque jour. Nous vous en présentons les principales étapes.

Écouter et comprendre ; une évidence…Oui, absolument. Quelle que soit la norme, l’objectif premier est de réaliser une analyse du fonctionnement et de l’activité. Pas un audit lourd…une analyse sur la base de nos outils de scan et d’une étude documentaire. Rencontrer les représentants de l’entreprise afin de comprendre leurs motivations prioritaires (reconnaissance de savoir-faire, développement commercial, amélioration de l’organisation interne, etc.) et anticiper la communication à faire.

Pour rappel, la certification n’est jamais une fin en soi mais bien un passage pour une ambition propre à chaque organisation.

Communiquer et rendre autonome sur la certification

• Pas de démarche sans communication : les équipes doivent savoir qu’une démarche est en cours et comprendre les attendus d’une démarche qui sera construite avec eux. Alors autant les associer le plus tôt possible et nous y attachons beaucoup d’importance.

• Former les pilotes de ce projet : notre méthode vise à rendre les pilotes autonomes après la certification. Nous préférons intervenir ensuite sur des sujets pointus particuliers mais nous considérons que les systèmes certifiés vivent et se développent sous réserve qu’ils soient appropriés et intégrés au sein de l’organisation.

Comme tous les métiers, ceux de la certification ont leur langage. Cela permet de donner l’illusion d’une compétence spécifique et exclut les novices.

Chez QUALIX, nous considérons tel Boileau que « ce qui conçoit bien s’énonce clairement et les mots pour le dire viennent aisément ». Nous « traduisons » les normes en langage courant, sans rien perdre du sens mais en y gagnant en clarté et en l’adaptant aux métiers de l’entreprise.

Nous construisons avec l’organisation un système qui lui est dédié ; rien que pour lui. En prenant en compte sa culture, son métier, sa taille….une organisation à certifier doit avoir selon nous une approche personnalisée.

Nous nous opposons aux kits tout faits pour la certification. Les outils « copier coller » sont sans doute des moyens de passer l’examen mais ils n’apportent aucune valeur ajoutée, et ne sont en rien adaptés à la finalité de l’entreprise. Même si notre méthode s’appuie sur des outils qui accélèrent la mise en conformité normative, nous les modélisons pour les besoins propres de l’organisation.

Mener le projet certification en co-construction avec le client

Une certification se construit comme un projet. Nous définissons avec le client le « qui fait quoi » avec des séances de travail planifiées et au cours desquels nous travaillons sur les éléments concrets tout en rappelant les exigences normatives. Ainsi, le lien est-il direct entre l’acquisition de nouvelles compétences et la mise en œuvre de ces dernières. Ce mode projet réalisé en commun permet de contribuer à l’adhésion de tous au projet.

Intégrer la certification aux ambitions de l’organisation

On ne va pas se mentir. La première année de mise en place est coûteuse en temps, énergie et un peu d’argent. Mais si le système est réalisé en lien avec la stratégie de l’entreprise, s’il a embarqué les équipes, si les résultats attendus sont au rendez-vous…alors oui, il devient un véritable outil d’amélioration continue.

Concrètement, nous définissons avec l’entreprise les objectifs stratégiques et nous construisons le système à certifier pour qu’il soit :

• conforme à la norme,
• ou qu’il intègre les méthodes permettant de répondre aux attentes stratégiques.

Notre méthode fonctionne ; l’engagement de réussite par contrat

Notre méthode a permis à plus de 100 organisations (entreprises, associations, organismes publics) d’obtenir leur certification (ISO 9001, 14001, OHSAS 18001, IATF 16949, EN 9100, Haute Autorité de Santé, Laboroute, etc.) du premier coup. QUALIX s’engage par contrat à réussir cette certification.

L’expérience de 26 ans d’existence, de centaines de clients accompagnés dans des démarches d’amélioration nous ont amené vers une méthode simple, pragmatique et dont le développement par la suite est confié aux organisations elles-mêmes.

Des principes auxquels nous sommes attachés

Notre méthode s’appuie enfin sur quelques principes simples :

• Le sérieux et la concentration n’excluent en rien l’humour et un brin de décontraction,
• Faire du beau pour que la forme amène au fond…les documents, graphiques, vidéos doivent valoriser l’entreprise. Chez QUALIX, on aime le beau, on ne perd pas de temps avec, mais quitte à faire, faisons en sorte de donner envie d’être lu ou vu !

En résumé, notre méthode en quelques mots ?

Écoute, communication, autonomie, simplicité, personnalisation, efficacité et sérieux (sans se prendre au sérieux).

Nous vous proposons de vous montrer un exemple de démarche : celle pour la norme ISO 9001. Vous pouvez cliquer ici pour télécharger l’infographie !

Vous venez avec nous ? C’est par ici !