Dans un environnement économique de plus en plus compétitif, les entreprises doivent s’adapter rapidement et prendre des décisions éclairées pour rester performantes. L’une des solutions clés pour assurer un pilotage efficace est l’utilisation d’un tableau de bord de la performance. Cet outil permet aux dirigeants et aux managers en général de suivre, d’analyser et d’ajuster leur stratégie en temps réel ; ce qui a pour effet de garantir une meilleure réactivité et des décisions fondées sur des faits et données fiables.

Un tableau de bord de la performance ; c’est d’abord un outil de visualisation des performances passées (parfois présentes) dont l’analyse sert à définir des actions pour l’avenir.

Il compile des indicateurs clés de performance (KPI) et d’autres données de surveillance permettant de mesurer l’état de santé d’une entreprise.

Il s’agit d’un outil synthétique qui offre une vue d’ensemble de la performance d’une entreprise sur divers aspects tels que :

• La finance ;
• Les opérations ;
• La satisfaction client ;
• Et les ressources humaines.

En complément des rapports financiers, un tableau de bord de la performance va au-delà des chiffres en intégrant des éléments stratégiques, opérationnels et qualitatifs. Il aide ainsi à relier :

• Les objectifs stratégiques aux performances opérationnelles ;
• Et à évaluer si les plans d’action menés sont efficaces.

Avec la mise en place des rapports extra financiers pour les grandes entreprises (cf. la CSRD), la performance s’élargit désormais aux critères environnementaux, sociaux et de gouvernance.

Développer l’approche factuelle et les décisions éclairées : Le tableau de bord offre aux managers et aux dirigeants d’entreprise des données claires et concises qui facilitent la prise de décision. En centralisant les KPI pertinents, il devient plus simple de :

• repérer les tendances ;
• d’identifier les problèmes potentiels ;
• et de prendre des mesures correctives.

Éclairer l’avenir et réagir : Avec des indicateurs actualisés en temps réel, le tableau de bord permet de suivre l’évolution des performances de l’entreprise au jour le jour. En effet, plus la fréquence des indicateurs « critiques » est élevée, plus la visibilité de la situation est accrue. Cette dernière permet aux managers de :

• détecter rapidement les écarts entre les objectifs fixés et la réalité opérationnelle ;
• et d’ajuster leur stratégie en conséquence.

Améliorer l’efficacité opérationnelle : En regroupant toutes les données importantes, l’entreprise réduit le temps passé à chercher des

informations dispersées dans différents départements. Cette centralisation permet ainsi :

• une meilleure collaboration ;
• et un suivi constant des projets et niveau de performance.

Les composantes d’un tableau de bord performant

Pour être efficace, un tableau de bord doit donc contenir certains éléments indispensables.

Des indicateurs de performance (KPI) clairs et pertinents : Chaque indicateur doit être aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et doit être mesurable. Par exemple, des indicateurs financiers tels que le chiffre d’affaires, le bénéfice net, et le taux de croissance. Ou encore des KPI plus spécifiques comme le taux de conversion ou le délai moyen de production.

Un rendu visuel adapté pour l’analyse : L’utilisation de graphiques, de diagrammes et de jauges permet de rendre les données plus compréhensibles et plus faciles à analyser.

Des données à jour ou à fréquence rapprochée : Pour que cet outil de reporting stratégique reste un outil pertinent, il doit être régulièrement mis à jour afin de refléter la situation actuelle de l’entreprise. Évidemment, comme évoqué plus haut, plus la fréquence des données « critique » est élevé, plus l’analyse a des chances d’être pertinente.

4 bonnes pratiques pour construire et utiliser un tableau de bord

Impliquer les bonnes parties prenantes

La conception d’un tableau de bord doit inclure la participation des différents départements. Et cela afin de garantir que les indicateurs choisis représentent fidèlement les réalités de l’entreprise dans toutes ses composantes.

Faire simple

Un tableau de bord surchargé de données peut devenir contre-productif. Il est donc  préférable de se concentrer sur un nombre limité de KPI bien choisis pour garder une vision claire.

Rien n’est gravé définitivement dans le marbre

Les besoins et les priorités d’une entreprise évoluent. Alors, un bon tableau de bord doit être flexible et modifiable pour pouvoir s’adapter aux nouveaux objectifs et aux changements de contexte.

Des outils d’analyse désormais accessibles à tous

De nombreux logiciels permettent aujourd’hui de créer des tableaux de bord interactifs et personnalisés, tels que Power BI, Tableau, ou des solutions intégrées aux ERP (comme SAP). Ces outils offrent d’une part une capacité d’analyse avancée. D’autre part ils permettent une connexion directe aux bases de données de l’entreprise pour garantir des mises à jour en temps réel.

Conclusion

Le pilotage d’une entreprise à travers un tableau de bord de la performance est bien plus qu’une simple formalité de reporting ; c’est une stratégie essentielle pour maintenir une organisation agile, réactive et compétitive.

En fournissant aux décideurs des données claires, actualisées et stratégiques, le tableau de bord devient un levier incontournable pour affiner sa stratégie de façon agile dans un marché en constante évolution. Ainsi, il contribue non seulement à l’optimisation des opérations quotidiennes, mais aussi à l’atteinte des objectifs à long terme.

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La messagerie revêt deux formes : logicielle ou instantanée. Le stress et les troubles psychosociaux qui en sont la conséquence sont souvent liés à la surcharge de travail. Il s’agit d’un sujet de plus en plus prégnant dans l’activité professionnelle.

Les technologies se sont succédé avec pour ambition de diminuer les tâches répétitives, de gagner du temps, de diminuer la pénibilité (entre autres). Elles y sont parvenues pour beaucoup de nos pratiques. De la production robotisée, de la dématérialisation, de l’automatisation des tâches …les outils à disposition du travail permettent de gagner en productivité et en confort.

L’outil ne saurait donc être responsable de quoi que ce soit. Seuls les usages peuvent poser des problèmes.

Et s’il y a un outil qui catalyse les défauts d’usage ; c’est bien la messagerie. D’un outil de communication formidablement efficace, il est devenu pour beaucoup un outil de travail envahissant, intrusif et terriblement stressant.

Comment l’usage de cet outil a-t-il généré autant d’effets négatifs. Cet article explore les causes, les conséquences et les solutions possibles pour mieux gérer la surcharge de travail liée à la messagerie.

Identifions quelques causes qui génèrent cette surcharge de travail

La réactivité comme critère de performance

La culture de l’immédiateté incite les employés à répondre le plus rapidement possible, même lorsque les demandes ne sont pas urgentes. D’ailleurs, selon une étude Mailoop ⁽¹⁾ 52% des mails reçoivent une réponse en moins d’une heure. Cette pression à être réactif entraîne un phénomène d’interruptions fréquentes dans le travail, réduisant la productivité globale. De plus, les réponses précipitées peuvent entraîner des erreurs ou des malentendus ; ce qui engendre des échanges de vive voix pour régler des « conflits écrits ».

Messagerie = une disponibilité permanente

La messagerie électronique et les applications de communication comme Teams permettent d’être joignables en permanence, que ce soit au bureau, en déplacement ou même à domicile. Ajoutons que les messageries instantanées n’ont pas permis une désinflation du nombre de mails.

Et cette accessibilité peut être une source d’angoisse, car il devient difficile de se déconnecter. Ainsi, la frontière entre la vie professionnelle et la vie personnelle est de plus en plus poreuse, contribuant ainsi à un stress supplémentaire.

L’inflation du nombre de messages

La facilité d’envoi des e-mails et des messages instantanés a conduit à une inflation du nombre de communications. Désormais, les employés se retrouvent souvent submergés par une avalanche de notifications, de courriels à traiter et de discussions à suivre. Cette surcharge d’informations rend difficile l’identification des priorités et le maintien de la concentration sur les tâches à forte valeur ajoutée. Ainsi, lors d’une formation auprès d’une dizaine de cadres d’une grande société, nous avons compté une moyenne de 70 mails reçus par jour. Après calcul entre le traitement nécessaire, la simple lecture et la rédaction de mails transmis, c’est près de 3h30 par jour consacrées à la gestion de la messagerie.

La baisse de la productivité

Les interruptions causées par la messagerie fragmentent le temps de travail. En effet, les études montrent qu’il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver une concentration optimale après une interruption. Lorsque les notifications s’accumulent, les employés passent plus de temps à gérer leur boîte de réception qu’à effectuer des tâches productives. Cela génère une perte d’efficacité et peut retarder l’avancement des projets.

Imaginez une boite aux lettres physiques que l’on irait ouvrir 30 ou 50 fois par jour ; nous serions pris pour des fous !

Le stress et l’épuisement professionnel

La pression pour rester constamment connecté et répondre rapidement peut conduire au stress, à l’épuisement mental et à une dégradation notable de la qualité de vie au travail. Cette situation contribue également à l’apparition du burn-out dont il est difficile et long de se remettre. De ce fait, les salariés se sentent souvent débordés, avec l’impression de ne jamais pouvoir « terminer » leur journée de travail. Le lendemain n’est plus un nouveau jour mais une possibilité de rattraper le travail en retard.

Une relation humaine plus conflictuelle avec la messagerie

Le flot constant de messages est souvent la conséquence d’une volonté de traçabilité. Une traçabilité protectrice au cas où (on ne sait pas quoi exactement) et une communication écrite qui abolit souvent les nuances. Les employés ont tendance à privilégier la rapidité sur la qualité. Une rapidité qui peut entraîner des malentendus, des conflits ou des décisions prises sans suffisamment prendre le temps de la réflexion. Une forme de déshumanisation est ainsi créée. Tandis que le dialogue de visu permet davantage d’approfondir les sujets, de confronter les points de vue sans les envenimer.

Alors, comment alléger la surcharge de travail liée à la messagerie ?

Usage de la messagerie: instaurer des règles d’utilisation communes

Les entreprises doivent mettre en place des lignes directrices concernant l’utilisation des messageries électroniques et instantanées. Par exemple, il est possible de définir des horaires pendant lesquels les employés ne sont pas censés répondre aux messages (sauf en cas d’urgence évidemment). Cela permet de limiter les interruptions et de favoriser la concentration sur des périodes de travail plus longues.

De même, il est possible à l’émetteur de prioriser l’urgence du message en utilisant uniquement les messageries instantanées, de limiter les destinataires (particulièrement ceux en copie).

Utiliser les outils numériques à bon escient

Les technologies permettent de gérer les messages de manière plus efficace, à condition de les utiliser « intelligemment ». Par exemple, les employés peuvent désactiver les notifications pour se concentrer sur des tâches importantes. Ou encore utiliser des outils de gestion des priorités pour d’une part trier les mails en fonction de leur urgence et d’autre part créer des règles. L’idée est de désengorger la messagerie.

Encourager la culture de la déconnexion

Les entreprises doivent promouvoir une culture de la déconnexion. Par exemple en incitant les employés à prendre des pauses régulières et à se déconnecter après les heures de travail. Le droit à la déconnexion, déjà inscrit dans la législation, devrait être davantage valorisé et respecté pour permettre aux employés de récupérer et de préserver leur bien-être.

Former les employés à la gestion des mails et du temps

Des formations sur la gestion efficace des mails et l’organisation du temps de travail peuvent aider les salariés (collaborateurs et managers)  à adopter de meilleures pratiques. Il est important d’apprendre à :

• Différencier l’urgent de l’important ;
• Planifier des plages horaires spécifiques pour la consultation des messages ;
• Privilégier les discussions en face-à-face ou les appels téléphoniques pour les sujets complexes.

Conclusion

La surcharge de travail liée à la messagerie est une réalité incontournable dans le monde moderne, mais elle n’est pas une fatalité.

Il est possible de réduire les effets négatifs de cette surcharge :

• Adopter des pratiques de communication plus réfléchies ;
• Encourager la culture de la déconnexion et
• Sensibiliser les employés à l’importance de la gestion du temps.

Cela passe par un effort collectif, aussi bien des employés que des employeurs, pour instaurer un environnement de travail plus sain et plus productif.

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Sources : ⁽¹⁾ Article du magazine Capital